Dzięki rozszerzeniu nazwy pliku możemy zorientować się z jakim konkretnie formatem pliku w systemie Windows mamy do czynienia. Rozszerzenie pliku .jpg jest znajomym rozszerzeniem dla programów graficznych i pliki o takim rozszerzeniu bedą automatycznie otwierane przez programy tego typu, natomiast plik o rozszerzeniu .doc zawierający sformatowany tekst, zostanie otwarty przez program do obróbki tekstu.

Format oznacza format danych i służy do definiowania różnych rodzajów plików. Format danych może być automatycznie określany na podstawie nazwy pliku, jego treści, albo metadanych. Różne formaty plików są określane zarówno przez producentów oprogramowania, jak i poprzez specjalne gremia, które są odpowiedzialne za ich definiowanie i standaryzację. Formaty danych, które określane są przez producentów oprogramowania, nazywane są także formatami własnościowymi.